În 2025, regulile privind utilizarea mașinilor de firmă sunt mai clare ca niciodată, dar și mai stricte în ceea ce privește fiscalitatea. Una dintre întrebările frecvente care apare în companii este: „Poate un angajat să folosească mașina de serviciu în interes personal fără probleme legale?” Hai să lămurim!
✅ Când este legală folosirea mașinii de firmă?
Dacă angajatul primește o mașină din partea firmei pentru a o folosi și în afara orelor de muncă – adică pentru drumuri personale, vacanțe, weekenduri sau chiar cumpărături – acest beneficiu este considerat un avantaj salarial. Asta înseamnă că trebuie impozitat conform legii, la fel ca orice alt venit.
➡️ Firma este obligată să înregistreze acest avantaj în statul de plată și să rețină impozitul pe venit și contribuțiile aferente.
➡️ Pentru ANAF, această utilizare personală este echivalentă cu o parte din salariu.
📌 Când nu se plătesc taxe pentru mașina de firmă?
Dacă mașina este folosită strict în scop profesional – de exemplu, pentru deplasări la clienți, transport logistic sau doar pentru venirea la serviciu – atunci firma nu trebuie să plătească taxe suplimentare, iar toate cheltuielile legate de mașină (combustibil, întreținere, revizii, asigurări) și TVA-ul aferent sunt deductibile integral.
Atenție însă: folosirea strict profesională trebuie dovedită cu acte.
📂 Ce documente trebuie să aibă firma?
Pentru a demonstra că mașina nu a fost folosită personal, firma trebuie să păstreze următoarele documente:
- Foaie de parcurs – care arată traseele și scopul fiecărei deplasări;
- Delegații – pentru vizite în interes de serviciu;
- Deconturi de cheltuieli – pentru combustibil, taxe de drum etc.
Fără aceste documente, autoritățile pot considera că vehiculul a fost folosit în interes personal și pot cere plata retroactivă a taxelor și contribuțiilor.
❗ Ce riști dacă nu respecți regulile?
Dacă nu ai documente care să justifice utilizarea profesională a mașinii:
- se pierde dreptul de deducere a TVA-ului;
- cheltuielile nu mai sunt deductibile;
- se poate considera un beneficiu nedeclarat, ceea ce duce la:
- recalcularea impozitului pe venit,
- contribuții sociale datorate,
- penalități și dobânzi.
🧾 Ce trebuie să facă angajatorii?
- Să decidă clar dacă oferă sau nu mașina pentru uz personal.
- Să menționeze în contractele de muncă sau în regulamentul intern modul de utilizare a vehiculului.
- Să ceară și să arhiveze documentele justificative.
- Să trateze fiscal corect avantajele oferite.
🚦Concluzie
✔️ Poți folosi mașina de firmă în scop personal, dar atunci se plătește impozit.
✔️ Dacă o folosești doar pentru muncă, trebuie să ai documente clare.
✔️ Fără dovezi scrise, riscurile fiscale sunt mari.
